Como ter uma comunicação mais precisa no canteiro de obras

Por Arthur Junqueira – Ambar 

Hoje eu gostaria de falar um pouco para vocês sobre a comunicação dentro da obra. Lá em 2013, durante meu MBA, eu vi um dado que me deixou alerta: a comunicação errada era um dos maiores motivos para falhas de projetos.

E agora em 2021, mais especificamente esta semana, pesquisei sobre os motivos de falhas em projetos e me deparei com um cenário que pouco mudou. O gráfico abaixo traz a seguinte pergunta:

“Dos projetos iniciados na sua organização nos últimos 12 meses que foram considerados como fracassados, quais foram as causas primárias dessas falhas? “

https://www.workamajig.com/blog/project-management-statistics

Diariamente priorizo uma comunicação clara e precisa. Trouxe esse entendimento comigo ao assumir um cargo na Ambar. Além disso, procuro entender os processos das empresas com que me comunico e orientá-los sobre o que acredito ser a melhor forma de resolver problemas e desafios.

E sabe qual é um dos processos em que encontramos muitas falhas? Justamente na comunicação. 

Dentro da construção civil, temos muitas pessoas envolvidas. A comunicação com cada uma delas deve ser específica para a situação. Um engenheiro orientando a equipe de obra fará isso verbalmente, mostrando o projeto para se fazer entender. Um comprador conversando sobre prazos de entrega terá essa conversa por e-mail, pois precisa de um registro. Percebe que para cada situação exige um canal diferente e um nível de registro diferente?

O que me surpreende é que todas as empresas sabem ou deveriam saber disso. E mesmo assim, projeto atrás de projeto, elas não levam em consideração a necessidade de melhorar a comunicação, interna ou externa. Abaixo vemos um outro gráfico, com a seguinte pergunta: 

 “Quais são os maiores desafios em gerenciamento de projetos dentro da sua organização?”

https://www.workamajig.com/blog/project-management-statistics

O gerenciamento da comunicação, ou a comunicação adequada não foi nem parar no quadro acima. Incrivelmente, as empresas não percebem isso como um desafio e mesmo assim é uma causa considerável de erros em projetos, pois, como vimos no primeiro gráfico presente neste artigo, 29% deles falham por comunicação.

Trazendo isso para o seu canteiro de obras.

Beleza! Sabemos que o problema existe e sabemos que a maioria das organizações não acha que isso é um desafio. Então por que elas não diminuem os erros por conta de comunicação? Se é fácil fazer, por que ele continua acontecendo?

No canteiro de obras a informação flui o tempo todo. O mestre solicita ao engenheiro ou departamento de compras um insumo; o engenheiro aprova essa solicitação e envia para cotação, e deve conter informações sobre quantidades, prazos, endereço de entregas, especificações de insumos; o fornecedor responde o engenheiro, que toma uma decisão; o engenheiro devolve essa decisão e fecha um contrato; o fornecedor pede informações sobre entrega; e por aí vai…

Como está a comunicação na sua obra? É adequado escrever em um papel rascunho a sua lista de compras? É adequado enviar por mensagem a mesma solicitação? E cotar um insumo? Por mensagem ou por e-mail?

Essas formas de comunicação acontecem. E podem ser uma tragédia anunciada.

Então como você poderia resolver esse problema de comunicação?

Devemos mapear os processos de comunicação e criar uma cultura organizacional para que cada tipo de interação siga regras.

Você pode classificá-las em formais e informais, simples ou complexas, rastreáveis ou não rastreáveis. Cada uma delas vai te trazer detalhes e registros adequados para a situação e no futuro você poderá tomar decisões certas, entendendo os motivos de sucesso ou fracasso dos resultados desejados.

Hoje existem muitas ferramentas que podem te ajudar na comunicação entre obra, escritório e fornecedores. A Conaz é uma delas.

Fazemos isso de forma simplificada e detalhada. Com a nossa plataforma, a comunicação se torna precisa e ágil e você não tem nenhuma dor de cabeça para procurar o papel de rascunho que o mestre entregou ou se preocupar se o seu fornecedor entendeu a especificação do seu pedido.