Uma área tão vital para uma construtora, como a de compras, muitas vezes está perdendo ótimos resultados por diferentes motivos. Descubra os principais aqui

O processo de cotações e compras parece simples, não é mesmo? Receber uma demanda da obra, pegar um ou mais preços no mercado, analisar os orçamentos e bater o martelo.

Se o seu objetivo é simplesmente comprar um material e entregá-lo em obra, então sim, o processo de compras é muito fácil. Porém se seu objetivo é sempre melhorar resultados nas compras, então não, este é um processo que exige muito mais do que o básico.

E é sobre este segundo objetivo que irei abordar aqui. Vou alertar para o que pode estar sendo feito em sua área de compras e que pode melhorar!

A armadilha da confiança

Na busca pela otimização de processos e resultados, é importante lembrar qual é a principal armadilha: o excesso de confiança. Vários gargalos muitas vezes não conseguimos parar e analisar, ou achamos que está tudo bem pois as coisas sempre foram e funcionaram desse modo.

Esse pensamento é totalmente compreensível (pois mudança é algo que assusta), mas não aceitável! Isso porque na maioria das vezes que a mudança é feita de maneira proativa ou bem planejada, ela é positiva.

Exemplos do dia a dia, que inicialmente nos assustaram, não nos faltam:

• Ter um pacote de envio de mensagens SMS ilimitados ou pagar por cada mensagem entregue era normal, certo? As coisas sempre foram assim, até surgir o Whatsapp, grátis e ilimitado!

• E usar um celular sem internet, sempre foi algo natural, afinal celular é pra ligar, não? Mas quando surgiu o Smartphone foi difícil aprender a lidar com todas aquelas coisas complicadas! Mas é possível hoje ficar sem os aplicativos que facilitam tanto nossa vida?

• Pedir um táxi indo no ponto ou ligar pro radio-táxi para agendar um horário, sempre foi normal… E hoje você se prontifica a caminhar até um ponto para chamar um taxi ou é mais prático solicitar do local onde você está em questão de segundos?

Os tempos mudaram, a forma de fazer negócios também: a economia está cada vez mais colaborativa e os processos estão evoluindo todos para o meio digital.

O setor de compras da construção

Trazendo o foco somente para a parte de compras (ou suprimentos) de uma construtora, e levando em consideração esta visão de cuidar com a confiança no “sempre foi assim”, os gargalos mais comuns em construtoras são os comentados em seguida.

a) Tempo operacional envolvido do(s) responsável(eis) no processo de cotação: um processo manual exige dedicação e tempo de engenheiros, compradores, analistas, gestores ou qualquer pessoa que seja responsável pela função de compras. Reduzindo a eficiência do time e resultando nos seguintes problemas:

I. Necessidade de mais contratações devido ao limite operacional da equipe atual, pois perde muito tempo em tarefas repetitivas;

II. Cair em uma zona de conforto, onde é mais fácil cotar com os mesmos fornecedores de sempre e que respondem rápido para você, sem buscar novos fornecedores com preços mais atrativos;

III. Aumento das compras urgentes, pois não é dada atenção ao planejamento de compras frente a execução e pelo comodismo citado no item II;

b) Falta de prospecção de novos fornecedores: além de ser causado muitas vezes pela falta de tempo da equipe, como comentado no item “II” acima, ele também pode ser resultado de uma simples confiança demasiada em parcerias. Claro que fornecedores parceiros são chave para um setor de compras, porém depender deles para a maioria das compras pode estar limitando bons e novos negócios. Além disso, os meios de pesquisa usuais, como o Google, acabam não sendo tão eficazes para a equipe, que ainda tem que qualificar empresas fornecedoras.

c) Engajamento dos fornecedores em responder as cotações: perder grande parte do tempo de um profissional da sua empresa pedindo que vendedores respondam suas cotações, que são possíveis receitas para eles, é um desperdício do tempo de sua equipe. E somado ao tempo de outras tarefas operacionais, reduz sua eficiência, aproximando o time do limite da capacidade produtiva.

d) Equalização das propostas: quem nunca optou por um fornecedor que não possuía um item daquela lista enorme de itens e não percebeu? Ou optou por um que não possuía uma linha específica e passou batido? Você estuda as propostas para levantar possíveis combinações de compras? Provavelmente você já passou por alguma destas situações se você faz as compras, sendo que todas são reflexo da falta de equalização das propostas recebidas.

d) Gestão e transparência das cotações: este talvez seja o ponto que “dói” por último, muito porque ele não vai crescendo com o tempo e é sentido quando já é tarde demais. É aquele momento onde sua empresa precisa de algumas informações e para extraí-las (quando possível), levam muito tempo. Geralmente neste ponto a situação está crítica, pois a “casa” já está bagunçada.

As dores mascaradas

Dos pontos levantados acima, grande parte deles o construtor ou comprador fala sem problemas, mesmo muitas vezes não tendo noção do quanto está perdendo deixando eles crescerem. Porém há um gargalo ainda mais perigoso: o que não é facilmente admitido.

E esse tipo é, geralmente, uma relação entre os gargalos (a) e (b) citados acima. É comum a relação nos dois sentidos: não prospecto novos fornecedores porque não tenho tempo, OU não tenho problema de tempo porque sempre coto com os mesmos parceiros. Ainda pode-se adicionar a falsa confiança em saber qual é o mais barato, mesmo que a última consulta tenha ocorrido há meses.

Uma linha comum é ter um ou alguns parceiros que atendem quase tudo que você precisa. Parceiros são ótimos, especialmente em momentos críticos, mas é necessário analisar qual é o nível dessa parceria, pois o mercado está cada vez mais volátil e competitivo.

Fazendo um paralelo: o fato de você fazer sempre as compras em um supermercado perto da sua casa (que possui um bom preço) não faz dele seu parceiro, mesmo que o caixa já lhe conheça pelo nome. Ele só é cômodo para você. Mas sabendo de promoções em outros supermercados, você não consideraria comprar nestes outros locais?

A lógica para materiais de construção é exatamente a mesma! Esteja sempre de olho no mercado e atento a novos produtos, preços de diferentes fornecedores e movimente sempre suas oportunidades de economia, este é sempre um investimento de tempo válido em médio a longo prazo.

Atingindo a excelência

Para todos esses pontos já existem possíveis melhorias, como automatizar boa parte destes processos operacionais. Você pode comprar bem já hoje, mas você pode sempre comprar ainda melhor se buscar mais otimizações.

Busque se diferenciar da concorrência principalmente com o que você é capaz de fazer com os materiais que você compra e não como você os compra. Atingindo a maior eficiência em compras, seu foco poderá ir para o que realmente importa.