7 passos para melhorar seu setor de qualidade para a PBQP-h: da FVS eletrônica a integração digital

Muito se fala que passar suas verificações de qualidade do papel para FVS eletrônicas é uma inovação na área de qualidade das construtoras com o selo da PBQP-h. Mas o que vimos nas construtoras que realmente querem inovar é que não basta somente digitalizar o papel para inovar (é ter resultados) de verdade.

Infelizmente é comum vermos o setor de qualidade como algo mais burocrático para obter a certificação PBQP-h. Contudo, como é uma atribuição obrigatória, por que não extrair o máximo dela para a construtora?

Por isso elencamos 7 melhorias que você deve implementar o quanto antes para extrair o máximo da área de qualidade em sua construtora.

Ficha de verificação de serviço (FVS) eletrônica

Vivemos na era digital, mas mesmo assim é comum vermos pilhas de papéis nas obras, especialmente as fichas impressas de verificação de qualidade. Apesar de não ser uma grande inovação, é o primeiro passo de melhoria para abrir as demais portas!

Manter as fichas impressas trazem alguns riscos, como: perdê-las na obra ou escritório, sujar (deixando-as ilegíveis), ou molhar elas em um dia de chuva na obra.

Além disso, temos diversos retrabalhos gerados também: tempo de impressão e organização das fichas, tempo perdido no deslocamento obra-escritório quando esquece uma ficha, preenchimento em dobro em caso de fichas perdidas/danificadas e tempo para reorganiza-las após preenchidas.

Disponibilidade de acesso e acompanhamento do preenchimento junto à execução

O segundo passo é você organizar o acesso às FVS (ou FIS, como alguns conhecem) de forma que as pessoas responsáveis por seu preenchimento tenham acesso a elas de qualquer lugar.

É comum que esse acesso seja pelo computador ou tablet, mas dada a popularização dos smartphones nos últimos anos, o ideal seria deixar elas acessíveis nesses dispositivos também. Dessa forma você garante que elas realmente estarão disponíveis na hora e momento certo.

Em seguida, é importante que tenha alguma pessoa responsável por acompanhar o preenchimento das fichas rotineiramente (semanal ou quinzenal no máximo). Só assim você conseguirá garantir que o maior acesso às fichas torne o seu preenchimento regular uma cultura na obra.

Caso esse acompanhamento não ocorra, você corre o risco de perder todos os ganhos que a digitalização permite, como acompanhamento efetivo e em tempo real da qualidade. E não será somente passar o papel para o mundo digital.

Registro fotográfico (qualidade das imagens)

É comum atualmente cada obra ter um grupo no whatsapp ou outras plataformas de comunicação, onde o time de campo compartilha fotos da execução da obra e seus problemas de qualidade mapeados.

Contudo, a obra acaba, o grupo é desfeito e as fotos se perdem. Começa o próximo empreendimento e o que acontece? Os mesmos erros voltam a aparecer e os envolvidos falam “Eu lembro disso, aconteceu também no empreendimento X”.

Isso é o que acontece quando você gera uma informação mas não organiza ela da maneira ideal, você irá perdê-la e provavelmente repetirá o erro.

Também é importante manter as fotos anexadas nas FVS para que outras pessoas consigam receber a informação com imagens do problema. Por exemplo:

Suprimentos recebe a informação que um tijolo está com problemas de qualidade, se tiver as fotos de cada critério problemático identificado ficará muito mais fácil cobrar o fornecedor.
Um supervisor de qualidade ou de engenharia no escritório que quer ver o quão grave ou não foram os problemas apontados, com imagens fica muito mais fácil.
Um engenheiro que irá se reunir com um empreiteiro para discutir os problemas na sua execução de serviços, caso tenha imagens fica muito melhor de explicar os defeitos e planejar uma solução.

Visibilidade em tempo real para diretoria / gerência

Como comentado, ainda não é consenso entre as lideranças das construtoras a importância da atualização constante das FVS e não somente antes de períodos de auditoria.

Mas para quem quer mudar essa cultura, trazer uma visibilidade do processo de preenchimento das fichas e acompanhar a real qualidade das obras mesmo sem tempo de visitar elas, acompanhar frequentemente as FVS é imprescindível.

Para os que não querem entrar tanto nos detalhes, relatórios de levantamentos feitos já são de grande ajuda. Mas para isso, a informação deve estar organizada e diariamente atualizada.

Quantas não-conformidades foram apontadas na última semana? Quantas já foram resolvidas? Qual empreiteiro mais apresentou problemas? Perguntas importantes para gestores se fazerem e acompanharem com frequência.

Padronização e análise de dados e estatísticas entre obras / terceiros / atividades

Este tópico inicia a sequência dos 3 últimos pontos e talvez os mais importantes de todos. Mas eles só serão possíveis se você já implementou todos os 4 passos até aqui.

No último tópico já foram destacados alguns insights interessantes de serem acompanhados por gerentes e diretores sobre as obras. Mas também podemos destacar o uso de dados das FVS para avaliar os empreiteiros/fornecedores e não somente critérios subjetivos.

Dessa forma, alguns dos principais indicadores para se acompanhar e as ações que podem ser tiradas deles são:

Taxa/Número de não-conformidades e reinspecções por empreiteiros, para sua avaliação e decisão de recontratação ou não para outra obra.
Quais serviços/atividades mais apresentam problemas de qualidade, aprendendo com os erros de uma obra e evitando replicá-los na próxima.
Quantos % das FVS de um serviço ou da obra já foram preenchidas, garantindo que as FVS estão sendo preenchidas regularmente.
Qual obra apresenta mais não-conformidades, para permitir um plano de ação e cobrança mais próxima junto ao engenheiro(a) responsável pela obra.

Vínculo direto com a medição / pagamentos dos empreiteiros

Quer ter certeza que a cultura de aferir a qualidade está disseminada na construtora? Coloque a verificação de qualidade como um critério para a medição e liberação de pagamento de empreiteiros.

Operacionalizar isso é difícil e complexo, dado que o próprio processo de medição de empreiteiros “convencional” já é difícil. A dica aqui é buscar soluções tecnológicas que possibilitem isso, seja planilhas com robustez de automações ou ferramentas com esse foco, como o Eva.

Mesmo desafiador, os resultados podem ser inimagináveis assim que alcançados. Além do próprio empreiteiro “cobrar” as verificações de qualidade (reforçando o ponto 2), também fará com que a cultura de qualidade chegue até a ponta, em quem está literalmente colocando a mão na massa.

Vínculo com softwares de cronograma físico para acuracidade das informações de avanço da obra

Por fim, chegamos ao ponto de usar a verificação de qualidade no seu ápice de importância no processo construtivo: como um último passo da execução. Seria como se a execução fosse subdividida em 2 passos, um de avanço físico e posteriormente aferição de qualidade.

Assim você terá certeza que não somente a execução dentro do prazo está sendo feita, mas também a medição do nível de qualidade da entrega. Desta forma você evitará e muito problemas futuros acarretados por execuções de serviços mal feitos.

Também fará com que todos os passos anteriores, do 1 ao 6, sejam mais bem aproveitados, com maior garantia de qualidade da obra e dados gerados com mais confiança e agilidade. E por fim, fará com que sua equipe busque a melhoria contínua de todos esses passos e da execução das atividades, dado que será um processo enraizado no dia a dia de obra e com uma cultura forte de qualidade e evolução.

Conclusão

Este passo a passo não é algo criado baseado somente em teoria ou ideias impraticadas, mas sim de construtoras (ainda poucas) que já aplicam na prática todos esses passos e que estão evoluindo rápido e crescendo em ritmo acelerado.

É importante reforçar que não é fácil chegar lá, pois demanda mudança de processos e uma cultura forte, mas a tecnologia pode ajudar (e muito) a facilitar esse processo. O certo é que os resultados com toda certeza valerão a pena após a consolidação destas melhorias.