Planejamento de compras: por que iniciar junto ao projeto da obra?
Antes de começar um empreendimento, uma construtora precisa cumprir diversas etapas prévias, que tem como objetivo deixar tudo organizado e alinhado para o início dos trabalhos no canteiro. Estas etapas, que são completamente interligadas, formam a jornada de construção. Considerando que os gastos com materiais representam cerca de 50% do orçamento, o planejamento de compras deve contar com grande atenção dentro desta jornada.
Como já falamos aqui no blog da Ambar, o setor de suprimentos tem uma série de desafios, entre eles está a responsabilidade de atender as necessidades da obra por meio de uma análise quantitativa e qualitativa de insumos, possibilitando que o canteiro receba o material no momento certo, com a quantidade correta e dentro das especificações desejadas. Por isso, um bom planejamento de compras se inicia muito antes do início efetivo da obra, já na concepção do projeto.
Assim, entre os principais aspectos a serem considerados para o sucesso da atividade de compras, destacamos:
- O volume de materiais envolvidos;
- A qualidade desses insumos;
- O prazo de entrega;
- A competência do fornecedor;
- O valor total das aquisições.
Só que para conseguir atender cada um dos itens acima, o setor de suprimentos precisa estar embasado em informações prévias do empreendimento, como conhecer o projeto com o maior nível de detalhamento possível, traduzido para um formato e realidade que a equipe de suprimentos consiga tirar ações e metas claras. Isso porque, em uma jornada construtiva eficiente, nada pode funcionar na base da improvisação, nem ser feito aleatoriamente. Para otimizar os recursos e o cronograma da empresa, tudo precisa ser pré-estabelecido e integrado para evitar desperdícios, perdas de tempo, atrasos, custos indevidos e até antecipações desnecessárias.
Vamos entender melhor como a jornada construtiva funciona e como impacta o planejamento de compras ao longo do artigo.
Integração à jornada construtiva otimiza o planejamento de compras
É o conhecimento sobre os detalhes da construção e todas as macro etapas que envolvem sua execução que irão auxiliar o setor de suprimentos na correta evolução da obra. Desta forma, pode-se identificar quais etapas estão por vir, antecipar seus pedidos e realizar pedidos globais, o que permite reduzir muito o custo de aquisição.
E este é o papel do planejamento de compras: definir antecipadamente o que se deve fazer, quanto fazer, quando fazer, quem deve fazer e como fazer. Dessa forma, é imprescindível que este trabalho esteja alinhado a jornada construtiva.
Até porque, como podemos ver na ilustração abaixo, as compras de materiais são realizadas em vários e diferentes momentos da obra – preliminar e infra estrutura, fundação, estrutura, vedações e instalações, acabamento e finalização -, conforme as frentes de trabalho avançam.
Como alinhar as etapas
Como o planejamento de compras envolve desde o acompanhamento do projeto, a elaboração do orçamento, o desenvolvimento do cronograma e segue durante a execução (verificando datas, consumos e necessidades) até a entrega da obra, o ideal é que todas estas etapas ‘conversem entre si’. Separamos algumas boas práticas para que isto aconteça. Veja:
No projeto – Quando utilizamos uma boa plataforma de BIM, conseguimos ter diferentes níveis de entrega. Exemplo: com o uso 3D do BIM, temos uma modelagem do projeto em si, que possibilita compatibilização precisa e visualização tridimensional da obra; já no nível 4D, temos o planejamento da obra na linha do tempo, onde pode-se montar um cronograma de compras; e no nível 5D é possível extrair uma lista de insumos, que se torna um input para montar uma composição orçamentária.
No orçamento – Uma vez que temos o projeto, entramos na etapa de orçamento, que vai, de fato, dizer quanto o empreendimento custará. Nessa etapa, o setor de suprimentos precisa analisar quais itens da curva ABC possuem maior impacto de custo (aço, concreto, esquadrias, porcelanato, tinta, etc). E, para esses itens, ter um cuidado muito especial, buscando realizar negociações globais, que favorecem na negociação – os fornecedores costumam realizar preços diferentes quando a construtora sinaliza uma compra grande, do que várias compras fragmentadas do mesmo insumo.
No Plano de Compras – Por fim, é com base no itens acima, que se consegue elaborar o Plano de Compras (ou Cronograma de Compras). E com todos os dados do projeto no BIM sincronizado com o orçamento, chega-se a dimensão de consumo de material no tempo que o suprimentos deverá comprar.
Se o material for comprado sem todo este planejamento, há grandes possibilidades de ter impactos financeiros negativos às construtoras. Estes valores podem de ser até 8% mais altos se comparados a uma compra planejada. Vamos a exemplos práticos:
- Ao comprar material antes do tempo, vai estar se antecipando um fluxo de caixa desnecessário;
- Já ao comprar material tardiamente, pode-se parar a obra, tendo altos custos com a mão de obra parada, ou então ter que fazer compras urgentes, gerando novos gastos extras – normalmente quando isto acontece, a construtora é obrigada a comprar o material em um fornecedor local, próximo da obra, que geralmente possui o preço mais alto.
- E quando o material é comprado com o devido planejamento, você consegue colocar margens de atraso para dar mais segurança no recebimento em obra, além de casar com o estoque em obra ou início das atividades que demandam aquele insumo.
Como vimos, para interligar e otimizar todas as etapas da jornada construtiva, além de planejamento, o apoio da tecnologia é fundamental. Por meio dela, pode-se digitalizar e automatizar o projeto com o BIM, dando precisão ao orçamento e ao Plano de Compras. Como consequência, ganha-se precisão e agilidade na gestão de suprimentos.
Veja mais detalhes sobre a digitalização no setor de compras nestes outros dois artigos: